Narsis Digital – Jenis-jenis buku agenda sangat diperlukan untuk berbagai keperluan pencatatan termasuk surat masuk dan surat keluar. Berikut seputar jenis-jenis buku agenda, pengertian, fungsi, dan kegunaannya.
Pengertian Buku Agenda
Buku Agenda merupakan buku khusus yang mencatat surat keluar masuk dari suatu instansi atau perusahaan. Surat tersebut biasanya menggunakan tanggal sesuai surat yang diterima atau dikirimkan.
Buku agenda sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena untuk kelengkapan pengarsipan. Surat penting sangat bagus ditulis dan diarsipkan sehingga ketika diperlukan akan mudah ditemukan.
Buku agenda akan digunakan paling cepat selama satu tahun. Pada tahun berikutnya akan menggunakan buku agenda baru untuk memudahkan dalam mengoperasikannya.
Buku Agenda Tunggal
Jenis-jenis buku agenda sangat beragam dan sesuai dengan kebutuhan suatu instansi perusahaan. Jenis yang pertama adalah buku agenda tunggal yang berguna untuk mencatat surat keluar-masuk dengan penomoran secara berurut.
Buku agenda tunggal menggunakan format seperti nama instansi, nomor surat, dan tanggal penerimaan suatu surat. Ada juga penambahan format perihal, kode arsip, dan lampiran.
Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan termasuk kedalam jenis-jenis buku agenda yang kedua. Surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda berpasangan mempunyai kolom yang terpisah.
Buku agenda berpasangan mempunyai penomoran surat yang terpisah antara surat masuk dan keluar. Pencatatan pada surat masuk menggunakan format tanggal, nomor surat, kode arsip, nama perusahaan pengirim, perihal, dan lainnya.
Buku Agenda Kembar
Buku agenda kembar merupakan buku yang memisahkan antara surat masuk dan surat keluar. Surat masuk menggunakan buku sendiri begitu juga dengan surat keluar yang menggunakan buku terpisah.
Fungsi Buku Agenda
Buku agenda memiliki banyak fungsi seperti sebagai bukti surat keluar dan surat masuk. Pencarian berkas yang diperlukan sangat terbantu dengan pencatatan yang rapi menggunakan buku agenda.
Fungsi yang kedua yaitu mengetahui jumlah dan penomoran surat masuk dan keluar. Pencatatan secara rinci pada buku agenda memudahkan pencarian surat yang diperlukan untuk meninjau kembali suatu berkas penting.
Istilah Penting Terkait Catatan Ini
Ada beberapa istilah yang ada dalam buku agenda yang harus diketahui yang pertama adalah buku verbal. Buku ini mencatat semua surat keluar selama satu tahun pada suatu perusahaan.
Buku ekspedisi merupakan istilah untuk bukti tanda penerimaan suatu surat yang diterima. Buku tersebut dilakukan pencatatan oleh seorang expeditor.
Istilah buku arsip digunakan sebagai kode untuk mencatat surat yang akan disimpan. Buku ini akan mencatat sesuai kode dan nomor urut masing-masing surat.
Istilah disposisi dipakai untuk perintah singkat pemimpin perusahaan. Blangko surat menunjukkan logo yang telah tercetak di bagian kepala surat.
Blangko konsep merupakan istilah untuk formulir untuk membuat konsep suatu surat. Istilah terakhir yang harus Anda ketahui dalam buku agenda adalah taklit.
Taklit berupa tanda tangan atau paraf dari siapa saja yang bertugas meneliti dan memastikan tidak kesalahan. Pengecekan tersebut dilakukan sebelum ditandatangani oleh atasan.
Jenis-jenis buku agenda harus Anda pelajari untuk memudahkan pencatatan terhadap surat yang ada. Anda bisa memilih mana yang sesuai dengan keperluan untuk perusahaan sendiri.
Baca Juga: Gantungan Kunci Nama: Pilih Bikin Sendiri atau Beli?
Buat Agenda Custom Perusahaan di Narsis Digital
Setelah membaca ulasan di atas, tentunya Anda sudah memahami beberapa informasi seputar buku catatan atau agenda. Sehingga jika ingin membeli jenis agenda custom yang dibuat khusus untuk memenuhi kebutuhan kantor atau perusahaan, jangan ragukan kemampuan dari Narsis Digital.